Idag är multitasking en förmåga som många efterfrågar, men är man verkligen som mest effektiv när man jobbar med flera saker samtidigt?

I veckans nyhetsbrev från Internetworld läste jag en artikel om svårigheterna med just detta – Därför jobbar du sämre när du gör allt samtidigt. Det finns vetenskap som visar  på att vi både presterar och mår sämre av att försöka hålla många bollar i luften. Ändå kvarstår ett ideal i arbetslivet om att vi ska klara just detta.

Personligen tror jag att för att bli bra på multitasking så behöver man vara medveten om just bristerna i ens förmåga när man lägger upp sitt arbetssätt. Jag är ett stort fan av listor och använder dessa för både stort och smått. I princip sker detta på fyra olika nivåer:

Fånga idéerna

Jag har alltid ett idédokument öppet på datorn där jag skriver ner minsta lilla idé som jag snappar upp. Inget är för dumt för att hamna här. Det är ett levande dokument där nya idéer ständigt tillkommer och gamla idéer tas bort (flyttas till listan för nerprioriterade idéer).

Bryt ner uppgiften

När en idé har fått puttra färdigt och beslut fattats om genomförande bryter jag ner uppgiften i delar som helst inte ska ta mer än 30-45 min att genomföra. Dessa sparar jag i en att-göra-lista t.ex. Outlooks eller Googles tasks. Använd med fördel nästlade listor för att hålla ordning och hålla ihop relaterade uppgifter.

Schemalägg

En uppgift har större sannolikhet att bli genomförd om den finns i kalendern. Ta en stund varje morgon och planera din dag. Ibland hinns uppgiften inte med och då får man flytta fram det, huvudsaken är att det fortfarande finns med på schemat. Var extra observant på uppgifter som du helst inte schemalägger. Finns det ett motstånd att schemalägga så är sannolikheten hög att uppgiften blir ständigt uppskjuten. Fråga dig själv varför, behöver du göra mer förarbete eller är du bara obekväm? Överväg om du kan överlåta uppgiften åt någon annan eller om du ska ta tjuren vid hornen.

Skriv ut din lista

När du har mycket på gång t.ex. på dagen för ett event, hinner du inte springa till din dator. Då föredrar jag att ha min lista på papper, gärna kronologisk med viktiga klockslag utsatta. På så vis vet jag vad som är kvar att göras och kan enkelt bocka av uppgifterna allt eftersom de blir klara. Fullständig koll skapar utrymme för flexibilitet då du enkelt kan omprioritera eller delegera när något oförutsett sker.

Vilka är dina bästa knep för att hantera många uppgifter samtidigt?

K